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服務建議書撰寫指南

服務建議書是廠商針對招標機關需求提出的完整執行方案。它不只是公司介紹，也不是把招標文件重新整理一次，而是要讓評選委員在有限時間內理解：廠商是否真的掌握需求、提出的方法能不能執行、團隊是否具備履約能力，以及整體方案是否值得被選擇。

一、服務建議書是什麼？如何影響政府標案評選？

服務建議書可以理解為廠商對特定採購案件提出的「專案解決方案」。在評選型採購中，評選委員通常會依招標文件所訂的評選項目與配分，檢視廠商提出的內容，並比較不同方案的完整性、可行性與差異性。公共工程委員會也提供不同採購類型的評選項目及配分權重範例，顯示不同案件的評選重點會依採購性質調整。

一份有說服力的服務建議書，至少要回答六個問題：我們理解什麼問題？準備怎麼解決？誰來執行？什麼時候完成？如何控管品質與風險？為什麼應該選擇我們？

二、寫服務建議書前，先做好這 3 件事

1. 確認工作需求內容

  • 機關要解決的核心問題是什麼？
  • 工作範圍包含哪些項目？哪些不在範圍內？
  • 需要交付哪些成果、報告、系統、活動或文件？
  • 履約期限、階段時程與重要節點為何？
  • 是否有特定技術、設備、人力、證照或場地要求？

這一步的目的，是先把「機關寫的需求」轉換成「廠商要完成的工作清單」，後面所有章節才能對準。

2. 評估自身能力

確認需求後，接著要問的不是「這案子想不想投」，而是「如果真的得標，公司做不做得完」。

  • 人力是否足以支撐履約期間？
  • 核心人員是否具備案件要求的資格或經驗？
  • 公司是否有相近規模、相似需求的實績？
  • 現金流能否支撐前期投入、備料、人事或外包成本？
  • 若進度延誤、人力異動或需求調整，是否有備援方案？

3. 熟讀評選須知與評選規則

招標單位通常會在招標文件中提供評選須知，說明評選的標準與程序。廠商應熟讀評選須知，瞭解服務建議書的頁數、份數、裝訂、字體、附件、簡報時間與評選程序。準備內容前，應把格式要求與評選規則先整理成檢查表，避免寫得很完整，最後卻因格式或文件缺漏影響投標。

三、服務建議書架構怎麼排？從評選項目反推章節

很多人搜尋「服務建議書範例」，其實真正想解決的是目錄怎麼排。問題是，服務建議書並沒有一套所有案件都能直接套用的固定格式。最穩定的做法，是先依招標文件要求，再用評選項目反推章節順序。

若案件沒有指定固定目錄，可參考以下通用型架構，再依實際需求調整：

  1. 公司與團隊介紹
  2. 需求理解與問題分析
  3. 服務內容與執行方法
  4. 專案組織與人力配置
  5. 進度與里程碑規劃
  6. 品質與風險管理
  7. 過往實績
  8. 經費與價格分析
  9. 加值服務
  10. 預期成果

重點不是「照這 10 章寫」，而是讓每一個評選項目都有對應章節、證據與頁碼。若招標文件已指定章節或格式，應以招標文件為優先。

四、需求分析與解決方案怎麼寫？

服務建議書真正拉開差距的地方，通常不是公司簡介，而是廠商能不能把機關需求轉成清楚的解決方案。只重複需求規範，等於告訴評選委員「我有看過文件」，卻沒有證明「我知道怎麼做」。

建議使用「問題 → 方法 → 執行 → 成果」的結構來寫：

  • 問題：機關目前面臨什麼痛點、限制或風險？
  • 方法：針對問題提出什麼策略、技術或服務方式？
  • 執行：由誰負責、何時進行、需要哪些資源？
  • 成果：最後要產出什麼可驗證的成果或改善？

例如，不要只寫「本公司將提供完善的專案管理」，而應具體說明專案會議頻率、進度回報機制、異常通報時限、文件版本控管方式，以及延誤時的處理流程。抽象承諾越少，執行方法越具體，評選委員越容易判斷方案是否可落地。

五、團隊組織與履約能力怎麼呈現？

評選委員需要知道：這個案子到底由誰負責，以及這些人的能力跟本案有什麼關係。

人員介紹可使用「專案角色＋專業能力＋相關經驗＋本案工作」四個元素。

  • 專案主持人：負責重大決策、資源協調與整體督導。
  • 專案經理：負責進度管理、機關溝通、會議與跨單位協調。
  • 專業人員：依案件需求負責技術、設計、執行、品管或其他專業工作。
  • 行政與文件人員：負責文件彙整、版本管理、會議紀錄與成果交付。

實績也不要只列案件名稱與金額。較有說服力的寫法，是挑選 3～5 個與本案高度相關的案例，說明「當時的問題、採取的做法、完成的成果，以及這項經驗如何運用到本案」。

六、執行計畫、時程與品質管理怎麼寫？

原文分別談「技術服務與工作計畫」及「品質與服務管理」，新版建議整合成同一條執行邏輯。因為評選委員不只想看工作項目，也會關心工作怎麼排、如何驗證品質，以及出現異常時誰負責。

建議流程：專案啟動 → 前置準備 → 工作執行 → 階段檢核 → 缺失修正 → 成果確認 → 最終交付

 

每一個階段最好至少交代以下資訊：

  • 工作內容：這個階段要完成什麼？
  • 執行方法：使用什麼流程、工具、技術或管理方式？
  • 負責人員：由哪一個角色承擔責任？
  • 執行時間：開始、完成與重要里程碑為何？
  • 交付成果：要產出哪些文件、成果物或可驗證指標？
  • 品質管理：如何檢查、誰核准、缺失如何改善？

進度表或甘特圖只是呈現工具，不應取代文字邏輯。真正有價值的是讓評選委員看出工作之間的先後關係、關鍵節點與風險控制方式。

七、經費與成本分析怎麼寫才合理？

報價不是單純越低越好，也不能只是把總價拆成幾個數字。經費可依案件性質拆分，例如：

  • 人事費：專案人員工時、專業人員費用。
  • 執行費：活動、研究、設計、製作、場地或其他工作支出。
  • 材料與設備：採購、租賃、耗材或設備使用成本。
  • 外包與協力費：專業分包、顧問或合作單位。
  • 行政與差旅：交通、印製、會議、通訊與行政成本。
  • 稅費與必要保險：依案件及法規需求計列。
  • 風險成本：可能的追加工時、修正、備援或價格波動。

最重要的是讓評選委員看得懂「這筆錢為什麼需要花、會換來什麼成果」。實際投標價格、預算上限、價格評選方式及填表格式，仍應依個別招標文件辦理。

八、加值服務怎麼寫，才不是亂送東西？

好的加值服務通常具有三個條件：

  • 與本案需求直接相關，而不是無關贈品。
  • 公司現有資源能夠支撐，不會因加值承諾造成履約風險。
  • 成果可以被看見、使用或衡量。

例如，原本要交付一份成果報告，可加值提供視覺化摘要、教育訓練、操作手冊、後續追蹤機制或資料整理工具。重點是提升機關使用成果，而不是單純增加廠商成本。

九、服務建議書最常見的 6 大錯誤

  1. 公司介紹太多，本案內容太少：大量篇幅介紹公司歷史與理念，卻沒有說清楚本案怎麼做。
  2. 直接複製招標文件：把需求規範重新排列，不等於提出解決方案。
  3. 只講優勢，沒有證據：「經驗豐富、團隊專業」如果沒有案例、資格與成果佐證，很難形成差異。
  4. 執行方法太抽象：只寫「全力配合」「嚴格控管」而沒有流程、責任與時程，無法證明可執行性。
  5. 沒有對應評選配分：花很多篇幅寫低配分內容，真正高配分項目卻只簡單帶過。
  6. 書面與簡報各說各話：服務建議書、評選簡報與答詢應該使用同一套核心策略與主張。

十、服務建議書寫完，還沒結束：簡報與答詢同樣重要

服務建議書是完整證據，評選簡報則是濃縮說服。若案件安排簡報與答詢，不建議把服務建議書逐頁搬到投影片上，而應挑出高配分內容、核心解決方案、差異化優勢與代表性實績，用更快的方式讓評選委員掌握重點。

  • 簡報優先處理高配分評選項目。
  • 一頁只傳達一個主要訊息，減少大量文字。
  • 把「公司優勢」轉成「對本案的具體價值」。
  • 預留答詢時間，事前整理可能被追問的風險、成本、時程與實績。
  • 安排至少一次模擬簡報與答詢，確保時間與角色分工。

真正完整的投標策略，不是把服務建議書寫完就結束，而是讓書面、簡報與答詢使用一致的論述，讓評選委員從頭到尾都能清楚理解同一套方案。

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