一般而言，政府標案的招標文件會隨採購性質不同而有所差異，企業應視案件性質備妥所需之相關文件。
政府機關通常採取公開招標的方式進行招標，採購性質則分為工程類、財務類及勞務類等，企業可於「政府電子採購網」查詢各項公開招標資訊，依據標的分類與投標須知，確認是否符合招標文件要求，以電子領標方式取得投標文件，並依法進行招標作業，以爭取與政府機關簽訂合約。
服務建議書是投標的必備文件之一，但對於從未撰寫過的企業而言，完全不知道該如何著手進行，因此，文采企劃提供服務建議書撰寫訣竅與呈現方式，協助企業找到撰寫方向。若企業想委託我們撰寫服務建議書，可先確認文采企劃的專案委託流程及委託前需注意事項。
政府機關之招標文件中，基本上都需附上「服務建議書」，政府標案依評選須知的規定編撰，即便投標須知上有提供服務建議書格式，但卻沒有詳細的說明範例，使企業在撰寫上就會有困難，以下為文采企劃協助整理出三大撰寫訣竅與服務建議書呈現方式，詳細說明如下。
1.服務建議書三大撰寫訣竅
(1)服務建議書主軸不可離題
首先撰寫服務建議書前，需先確認投標文件，建議以投標須知為主，裡面會說明標案架構，若沒有明確要求，則依照內容制定架構，而企業所談的主軸需貫串全文，並考量文化、觀光及經濟效益等因素，不可偏離主題。
(2)依照投標文件需求，展現承接能力
依照服務建議書之內容規定，一定會有公司基本資料，裡面包含公司簡介、公司組織架構、團隊規模及公司營運狀況等，展現公司經營能力與豐富的經驗背景，讓企業呈現出具體的競爭優勢。
企業還需在服務建議書上，呈現履約實績與得獎紀錄，包含相關案件履約實績及獲獎紀錄，像是公司獎盃、獎狀及相關案件之經驗說明等，讓政府機關可更進一步了解企業執行狀況與實績能力。
(3)內容簡潔有力，符合政府機關期待
政府機關相當重視計畫執行成效，因此在服務建議書內需明確提出撰寫方向，包含營運管理、人力配置、行銷廣告、財務計畫等。企業撰寫內容時，則需注意邏輯是否通順，
字詞、句義是否到位，在內容鋪陳上，需有目標明確性、論述邏輯性與策略可行性等。
最後，企業需提供附件資料進行佐證，藉此提升獲取政府標案的機會。
2.服務建議書呈現方式
(1)需符合投標須知格式
在政府機關的招標文件中，政府標案通常會提供一份投標須知，裡面有詳細說明服務建議書的格式，包含用紙尺寸、字體、字型大小、頁數限制、繕打方式及裝訂方式等，供投標廠商參考。
(2)確認圖文排版的合理性
企業在撰寫服務建議書時，需注意字型大小、行高、行距是否一致，同時確認每頁的圖片與文字版面是否對齊，減少因圖片尺寸及文字忽大忽小造成不易閱讀之情況。
(3)確認頁面配置
通常服務建議書在頁面配置上，以整頁為全文字的頁面最好不要太多，建議以簡單文字敘述，搭配圖片、表格及流程圖做說明，將複雜的文字說明轉換成圖表簡單描繪出來，也能加深記憶，提升政府機關對企業的印象。
(4)提高簡報的可讀性
在製作簡報時，最重要的要點就是要簡單明瞭的呈現內容。
因簡報不是書本，每一張投影片保留在螢幕上的時間都不長，當一張新的投影片切換出來，整張滿滿的都是字，你一定會有眼睛不知道該從何看起的困擾。如果投影片上只有主要訊息停留，相較之下，會比都是字的情況來得有印象。
上台簡報前，需將演說的內容牢記在心，而投影片的作用是用來輔助報告人以視覺化的方式規劃資訊，呈現簡報內容，一張投影片只闡述一個構想，讓政府機關專注在企業想傳遞的訊息中。
二、專案委託流程
文采企劃由專業顧問帶領企劃團隊，透過相關領域及豐富的經驗累積，提供政府標案撰寫服務，企劃人員則依照服務建議書之規定，建立目錄與撰寫架構，並與客戶進行線上瀏覽會議，確認撰寫內容符合廠商構想，就會以E-mail的方式交付電子檔案，提供客戶留存，若企業想進一步詳談，可先確認文采企劃所制定的專案委託流程，詳細說明如下。
1.標案委託服務費用/執行可行性評估
可藉由「網站留言 / 電話 / LINE」等方式與我們聯繫，請告知文采企劃您欲委託標案的名稱、案號、金額與截標日期等資訊，文采企劃會評估「能否承接」與「預估服務費用」。
若為「民間標案」或不提供「電子領標」之案件，請客戶直接提供「招標文件檔案」做評估。
2.提供報價單與專案合約書
文采企劃提供委託客戶「報價單」，說明服務內容及服務費用，雙方確認合作意願後，提供「專案合約書」，內容包含「委託服務內容、保密協議、服務費用、執行時程、付款方式與交付內容」等資訊，皆會於專案合約內明訂。
3.完成簽約付款
客戶收到「專案合約書」進行審閱，同意後進行簽約，文采企劃及委託客戶雙方用印公司大小章，掃描提供電子檔案完成線上簽約，或是以紙本郵寄完成簽約流程。
付款方式為「銀行匯款」，請於簽約後依合約。
明定金額付款啟動訂金，開始標案服務流程。
4.專案會議及資料提供
標案開始執行時會先召開「專案啟始會議」，我們會根據「投標須知」及「工作說明書」規劃目錄大綱，會議時以目錄內容進行討論及規劃，會議後將條列標案所需相關事項，提供客戶準備資料。
後欲執行期間也會安排會議，所有會議皆以線上會議為主，另可依專案需求現場勘查討論。
5.標案內容撰寫及校稿
標案服務建議書撰寫內容以客戶所提供資料內容進行彙整、規劃、建議，輔以相關產業或市場資料分析進行撰寫，依據客戶實際執行能力進行整體規劃，提升計畫書之可說服性及可執行性，並會依照標案「投標須知」要求進行美編及排版，提供優質美觀的服務建議書檔案。
6.尾款結清及檔案交付結案
當專案完成時，會進行校稿會議，以線上會議為主，在客戶位結清尾款或當期款項前，無法提供任何紙本檔案或電子檔案供客戶審閱。
客戶完成付款後會以書面或Email交付檔案與客戶，收到檔案後請於3日內確認專案文件內容，即完成結案。
政府採購網所公告的標案，通常是1～2週內的政府標案的時間就會截止，少部分預算金額較大的政府標案，才會有1個月的時間可以準備，所以想要在短時間內完成40～60頁的服務建議書，對企業而言，會是一個大挑戰。
若企業想委託文采企劃，可點選網站上的聯絡我們，填寫基本資訊，勾選需要的服務項目，業務會主動聯繫了解情況。企業只需要在電話中述說，想承接的標案項目，並提供及招標截止時間等詳細資訊，我們將以招標文件檔案、招標截止時間及完整的公司資料等，確認執行可行性，評估「能否承接」，詳細說明如下。
1.確認招標截止時間
企業進入「政府電子採購網」時，可進行政府標案的招標查詢，只要輸入標案名稱，就會顯示查詢結果，包含招標方式、採購性質、公告日期、截止投標及預算金額等，這時只要點選標案名稱，就可進入公告頁面，也可從這裡下載投標須知。
文采企劃在承接標案委託時，會先確保企劃人員可以撰寫服務建議書的時間，若企業在招標截止時間的3天前，才與我們聯繫，會造成製作時間太趕。所以建議企業在合適的標案項目開始公告時，就可先與我們聯繫。不僅離截標還有一段時間，可讓企業詳細與我們討論細節，也能有較充裕的時間，可以提供完整的資料，這樣也能增加取得評選的機會。
2.確認招標文件檔案
對於想爭取政府標案的企業而言，首先要從「政府電子採購網」查詢標案性質，企業可藉此尋找與自身行業別符合的標案項目。
文采企劃僅提供專業的撰寫服務，會依照企業所提供的投標文件檔案，確認此標案的投標須知內容，與企業討論撰寫細節，藉由撰寫格式與評選項目，協助企業撰寫服務建議書。
3.提供完整的公司資料
文采企劃在與企業簽訂專案合約書時，會先確認服務建議書繳交的時間，若企業可在簽約前就先提供完整的公司資料，包含公司基本資料與經營管理實績能力等，不僅能幫助我們快速理解企業行業別，也能加速撰寫時間。
文采企劃一旦接受企業委託政府標案，就會在時間內完成專案啟始會議與校稿會議，並提供企業一份專業的服務建議書。
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